Главная - Статьи - Делать расчет на путевых листах грузового и легкового автомобиля

Делать расчет на путевых листах грузового и легкового автомобиля


Делать расчет на путевых листах грузового и легкового автомобиля

Образец заполнения формы путевого листа служебного автомобиля


Минску. При выпуске автомобиля на линию зафиксирована положительная температура воздуха.

Пояснения к заполнению 1. Автомобильные перевозки (как для собственных нужд, так и по договору автомобильной перевозки) в настоящее время осуществляются без оформления такого транспортного документа, как путевой лист <*>. Но для правильного списания израсходованного транспортным средством топлива и учета стоимости этого топлива при налогообложении организации следует документально подтвердить работу автомобиля.

Для учета работы служебного автомобиля организация может, например, оформлять документ с названием «Путевой лист легкового автомобиля».

Форму и порядок заполнения путевого листа она определяет самостоятельно.
При этом можно воспользоваться формой путевого листа, ранее обязательного к применению при выполнении автомобильных перевозок пассажиров по соответствующим договорам, и порядком его заполнения <*>.
Организация может также откорректировать данную форму (порядок) либо разработать такой документ с нуля. 2. При создании формы путевого листа легкового автомобиля и правил его оформления следует определить круг сведений, которые будут в нем фиксироваться: 1) сведения о работе автомобиля, необходимые для списания топлива.

2. При создании формы путевого листа легкового автомобиля и правил его оформления следует определить круг сведений, которые будут в нем фиксироваться: 1) сведения о работе автомобиля, необходимые для списания топлива.

Для того чтобы списать топливо, нужны документально подтвержденные данные о его расходе. В рассматриваемой ситуации такие сведения отражаются в документе «Путевой лист легкового автомобиля». Расход топлива при его оперативном учете обычно рассчитывается как разность между остатками топлива в баке автомобиля на начало и конец дня плюс количество заправленного топлива.

Такие исходные данные для расчета расхода топлива также разумно отразить в путевом листе. Стоимость топлива, израсходованного на эксплуатацию транспортных средств, списывается в бухучете в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита счета 10 в зависимости от направления использования этих транспортных средств <*>. Каким образом фиксируются данные о направлении использования транспорта, организация определяет самостоятельно.

Оформление путевых листов: топ‑8 практических ситуаций

Нужен ли арендатору автомобиля без экипажа путевой лист для подтверждения расходов по налогу на прибыль?

Да, нужен. По гражданскому законодательству транспортное средство можно арендовать без экипажа (ст. 642–649 ГК РФ) и с экипажем (ст.

632–641 ГК РФ). По договору аренды без экипажа:

  1. арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ.
  2. арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации;

Путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, является фактическим доказательством использования организацией арендованного транспортного средства в ее деятельности (ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Путевой лист — один из первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

При аренде его заполняют как обычно, только в поле «Организация» нужно прописать сведения о владельце машины — в данной ситуации об арендаторе:

  1. его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и ОГРН (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и подп. 1 п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

Срок действия путевого листа Вопрос 3. Можно ли оформлять путевые листы на срок более одного дня?

Бесплатные вебинары в Контур.Школе Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика Расписание вебинаров Да, можно. Вопрос о возможности оформления путевого листа на срок более одного дня начал возникать с 1 марта 2019 года, когда вступили в силу изменения в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152:

  1. оформлять путевой лист разрешили на рабочий день

Оформляем путевые листы

Его обязаны оформлять те организации, которые перевозят пассажиров и грузы (далее — Закон № 259-ФЗ); .

Расписывать в путевом листе весь маршрут автомобиля на день совсем не обязательно, считает Минтранс Для подтверждения налоговых расходов на арендованный автомобиль, используемый для служебных поездок, можете воспользоваться и другими документами, закрепив порядок их оформления в учетной политике; ; ; .

Например, это может быть маршрутный лист или отчет из системы спутниковой навигации (если она установлена). Важно, чтобы из документа были понятны: •цель поездки (деловая или личная). Например, это видно из маршрута следования автомобиля; •пройденный километраж; •расход топлива.

В документе предусмотрите все необходимые реквизиты; ; , ; : •наименование и номер документа; •сведения о сроке действия документа (дата использования, если документ однодневный, или даты начала и окончания использования, если он выписывается на несколько дней); •сведения об организации (предпринимателе); •сведения о транспортном средстве (тип и модель машины, регистрационные номера машины, показания одометра при выезде и заезде, дата и время выезда и заезда); •сведения о водителе. Отметки о прохождении директором и бухгалтером медосмотра и о проведении техконтроля арендованного легкового автомобиля, который используется для служебных поездок, проставлять в документе не обязательно.

Мы выплачиваем ежемесячную компенсацию работнику — менеджеру нашей компании за использование личного легкового автомобиля в служебных целях.

Но ездит он на нем не каждый день. Нужно ли нам пересчитывать сумму компенсации исходя из фактических дней использования авто? И если нужно, какими документами оформить? — Если для служебных поездок личный легковой автомобиль работник использовал неполный месяц, то сумму компенсации, по мнению Минфина, нужно рассчитать пропорционально количеству дней использования.

— Если для служебных поездок личный легковой автомобиль работник использовал неполный месяц, то сумму компенсации, по мнению Минфина, нужно рассчитать пропорционально количеству дней использования.

Для обоснования

Как оформить путевой лист

Он ставит в путевой лист отметку «о проведении предрейсового контроля». За нарушения штрафуют по ст. 12.31.1 КоАП: водителя — на 3 000 ₽, ИП — на 5 000 ₽, ООО — на 30 000 ₽. Если документа вообще не было, то ещё на 500 ₽ по 12.3 КоАП.

Воспользуйтесь готовыми бланками от Госкомстата — или разработайте свои.

Как разработать свои бланки путевых листов

  • Добавьте реквизиты, которые помогут контролировать водителей или рассчитывать зарплату.
  • Утвердите бланк приказом. Если вы ООО — зафиксируйте в учётной политике.
  • Включите в бланк : наименование и номер документа, период действия, владелец транспортного средства, информация о транспорте, сведения о водителе, данные о топливе, показания одометра, маршрут следования и так далее.

� Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев — Заполняйте все реквизиты, если используете форму Росстата. — Нумеруйте по порядку с начала календарного года.

После Нового года снова начинайте с единицы. — Проставляйте отметки о медосмотрах. Медработник записывает, что водитель

«прошёл предрейсовый медосмотр и допущен к выполнению трудовых обязанностей»

или «прошёл послерейсовый медосмотр».

Пишет своё ФИО и ставит подпись. — Проставляйте отметки о прохождении осмотра транспорта. Отметку ставит сотрудник, которого руководитель назначил ответственным при помощи приказа.

— Заполняйте все пункты маршрута без исключения. — Если одометр сломался, заполните акт о неисправности оборудования. Рассчитайте, сколько проехал водитель и сформируйте бухгалтерскую справку.

— Если водители пользуются транспортом посменно, оформляйте путевые листы на каждого.

В путевом листе первого водителя укажите показания одометра при выезде. В путевом листе последнего водителя — показания одометра при его возврате. Путевые листы регистрируют в специальном журнале. Воспользуйтесь или разработайте свою. Также журнал можно вести в электронном виде, но тогда придётся заверять его электронной подписью.

Также журнал можно вести в электронном виде, но тогда придётся заверять его электронной подписью. — С 1 января 2022 года в путевом листе необходимо указывать вид сообщения и вид перевозки.

Заполняем путевые листы в 2022 году: инструкция и образцы для бухгалтера

Для этого надо отправить заявку по форме, потом наш менеджер позвонит вам и даст доступ.

В статью бланк для скачивания тоже добавим в ближайшее время. 0 Ответить П Павел Здравствуйте.

Подскажите если путевой лист оформлен на 1 календарный месяц т. е. смену, сколько рейсов может сделать водитель по нему без прохождения дополнительного мед осмотра. Просто на сколько я знаю рейс это перемещение из точки А в точку Б, соответственно один рейс. Или я ошибаюсь? И можно делать неопределённое количество, главное уложиться в сроки действия путевого листа?
Или я ошибаюсь? И можно делать неопределённое количество, главное уложиться в сроки действия путевого листа? 0 Ответить Елизавета Кобрина , здравствуйте!

Смена не может длиться 1 месяц.

Как правило, смена – это 8-часовой рабочий день.

А вот рейс может длиться месяц и более (Калининград-Владивосток-Калининград). Медосмотры проводятся — предрейсовые, то есть один раз перед выездом в рейс.Если машина каждый день возвращается в гараж/парк и т.п., то, по-хорошему, необходимо каждый день создавать путевой лист и проходить медосмотр и контроль техсостояния.Маршрут рейса может пролегать через сколько угодно точек. Например, грузовик забирает товар со склада, развозит его по десяти магазинам и возвращается на склад.

Получаем 12 точек в маршруте одного рейса. 0 Ответить Ю Юлия , добрый день! Если в путевом листе для грузового автомобиля, стоит дата выдачи но не стоит дата окончания срока действия листа.

Это является нарушением? Если можно ссылку на законодательство правильность оформления путевого листа. Заранее спасибо! 0 Ответить Игорь Голдырев , Согласно Приказа Минтранса № 368 от 11.09.20 к обязательным реквизитам ПЛ относится срок действия путевого листа. Тут может быть два варианта: — в шапке ПЛ пишем «путевой лист № .

от

» — и это означает, что срок действия ПЛ сутки, и этой даты достаточно — в шапке ПЛ пишем «

путевой лист № . срок действия с по «, и это определяет срок действия.Если применяется единая печатная форма на оба случая, всегда можно заявить, что вторая дата не заполнена потому что срок действия один день.

Как составить путевой лист, к которому не будет претензий у проверяющих

Нумерация ведется в хронологическом порядке.

Она может быть сквозной на протяжении года или начинаться заново каждый месяц. Номер путевого листа может содержать буквенные и цифровые префиксы, символы-разделители и т.п. Важно, чтобы в каждом следующем документе значащая часть номера увеличивалась на единицу.

В шапке путевого листа обязательно обозначается дата его действия.

Если ПЛ оформляется на несколько дней, проставляются даты начала и окончания срока его использования.

Обычно пишут так: «Путевой лист грузового автомобиля № … от …» или «Путевой лист грузового автомобиля № … (действителен) с … по …».

Если собственником транспортного средства является юридическое лицо, нужно указать:

  1. полное наименование организации, приведенное в учредительных документах;
  2. номер из свидетельства о регистрации юрлица.
  3. фактический адрес местонахождения;
  4. организационно-правовую форму в соответствии с Общероссийским классификатором организационно-правовых форм ОК 028-2012 (утв. приказом Росстандарта , действует в редакции от 24.10.18);
  5. номер телефона;

Если собственником транспортного средства является индивидуальный предприниматель, нужно указать:

  1. почтовый адрес;
  2. ФИО;
  3. номер телефона;
  4. номер ОГРН из свидетельства о регистрации ИП.

Бесплатно узнать или проверить ОКПО, ИНН и другие коды контрагентов К ним относятся:

  1. дата и время выезда ТС с парковки и возвращения обратно, а также показания одометра (пробег в километрах) при выезде и возвращении. Эти сведения заверяются уполномоченными лицами, назначенными руководителем предприятия. ИП — владелец транспорта может сам удостоверить эти данные.
  2. государственный регистрационный знак ТС и госзнак прицепа (при наличии);
  3. дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС.

    Эти сведения также заверяются ответственными

  4. модель транспортного средства и модель прицепа (при наличии);

Путевой лист грузового автомобиля

Это 4-П, 4-С и 4-М. 4-П применяют при повременной оплате труда, 4-С — при сдельной, а 4-М — при междугородних перевозках. Отличий в заполнении этих бланков практически нет.

Формы утверждены постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78, перестали быть обязательными к применению с начала 2013 года. На сегодняшний день эти бланки не содержат все необходимые для путевого листа реквизиты, однако их можно добавить с учетом требований, прописанных в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368 (он заменил ранее действующий приказ от 18 сентября 2008 года № 152, устанавливающий порядок заполнения путевых листов и перечень их реквизитов).

Сначала необходимо указать:

  1. Срок действия листа. Здесь указывают дату: число, месяц, год.
  2. Сведения о перевозке. Как заполнять этот реквизит, указано в приказе Минтранса от 3 февраля 2022 года № ДЗ-468-ПГ. Для грузовых автомобилей пишут: «перевозка грузов».
  3. Серию и номер путевого листа, дату его выдачи.
  4. Наименование организации, ее код по ОКПО, адрес, номер телефона и ОГРН или ОГРНИП (согласно приказу Минтранса от 7 ноября 2017 года № 476).

Далее нужно указать информацию об автомобиле, водителе грузовика и т.д.:

  1. Сведения о прицепах.
  2. Номер удостоверения, класс.
  3. ФИО водителя, его табельный номер.
  4. Государственный, гаражный номер ТС.
  5. Вид лицензии, ее реквизиты.
  6. Режим работы, номер колонны, бригады.
  7. Марку ТС, номер парковки (ранее это был номер гаража).

После этого следует таблица, куда надо вносить данные о выезде с парковки и возвращении на нее. Отмечают число, месяц, время, показания одометра. Затем располагается таблица с информацией о движении горючего.

Записываем: марку и ее код, сколько горючего выдано, сколько осталось по возвращении на парковку, время работы.

Заправщик, механик и диспетчер должны расписаться в своих графах. После этой таблицы механик и водитель расписываются в том, что сдали и приняли автомобиль.

Путевой лист грузового автомобиля — 2022

Невыполнение этого правила водителю грузовика грозит предупреждением или штрафом в размере 500 рублей (п.

2 ст. 123 КоАП РФ). Наличие и корректность заполнения путевого листа могут проверить сразу несколько структур:

  1. Ространснадзор;
  2. ИФНС;
  3. ГИБДД;
  4. ГИТ.

Кроме того, ошибки в путевых листах могут привести не только к штрафам, но и к снятию налоговых расходов. Причем если эксплуатируется грузовик, то оформление путевых листов требуется не только при коммерческих перевозках, но и в том случае, если они выполняются для нужд организации или ИП (п.

2 ст. 20 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ.

Например, отсутствие путевого листа не позволило компании доказать в суде обоснованность затрат на приобретение товара и дизтоплива, хотя товарные чеки на покупку солярки имелись. Однако согласно Определению ВС РФ от 22.12.2017 № 306-КГ17-18710, количество израсходованного топлива, исходя из пробега авто, может подтвердить лишь путевым листом. Обязательная для применения форма ПЛ как для легкового, так и для грузового автомобиля законом не установлена.

Исходя из статьи 9 Закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, формы «первички» организация разрабатывает самостоятельно.

Согласно информации Минфина РФ № ПЗ-102012, применение унифицированных форм первичных документов начиная с 2013 года не являются обязательным. Однако несмотря на это, компании и ИП продолжают использовать именно их, прописывая этот факт в учетной политике.

С другой стороны, унифицированные формы не содержат обязательных реквизитов для заполнения ПЛ, поэтому их применение может повлечь нарушение нормативных требований. Таким образом, унифицированные формы можно брать лишь за основу, а дополнять необходимыми реквизитами.

Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 утверждены два вида унифицированных путевых листов:

  1. по форме № 4-С;
  2. по форме № 4-П.

Отличие этих форм в том, что первая, № 4-С (сдельная) — используется при сдельной оплате работы на грузовике,

Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа

Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит). При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок.

Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы). Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража.

В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник. Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей.

В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС. Информация по заполнению путевых листов представлена в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. Документ заменил ранее действующий приказ ведомства от 18 сентября 2008 года № 152.

В качестве примера рассматриваем путевой лист легкового автомобиля (измененная унифицированная форма № 3).

Наши бланк и образец уже включают в себя новые обязательные реквизиты 2022 года. Итак, в лист по порядку вписываются: Серия и номер листа.

Дата составления документа. Сведения о собственнике ТС.

Как происходит списание ГСМ по путевым листам

Стоит отметить, что с 1.03.19 г. приказом Минтранса №467 в порядок заполнения ПЛ внесены изменения, к примеру, отменяется возможность заполнения одного документа на месяц, как было раньше.

Организации, не являющиеся транспортными, могут оформлять этот документ с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить затраты на ГСМ, не руководствуясь приказами Минтранса. Такой вывод можно сделать из писем Минтранса, и судебных решений (пост.

ФАС ВВО А38-4082/2008-17-282-17-282 от 27/04/09 г.).

Путевые листы фиксируются в журнале их учета. Как признавать ? ВАЖНО! Образец акта списания ГСМ от КонсультантПлюс доступен Если обратиться к бланку путевого листа и к требованиям, содержащимся в приказе №152, путевой лист отражает следующие сведения, необходимые для учета ГСМ:

  1. данные спидометра на начало и на конец движения.
  2. остаток топлива в баке, выдачу, остаток на момент закрытия ПЛ;

Расход ГСМ можно исчислить как непосредственно по этим данным, так и по нормативам, определяющим, сколько топлива использует тот или иной автомобиль на километр пути (нормы Минтранса, документы АМ-23-Р от 14/03/08 г., НА-51-р от 6/04/18 г.). ВАЖНО! Образец ведомости списания ГСМ от КонсультантПлюс доступен Нормы носят рекомендательный характер, и, если фирма может обосновать иные цифры расхода топлива либо автомобиля, который эксплуатируется, нет в нормативных документах, законодательство подобное не запрещает.

Обоснование расхода можно оформить на основе:

  1. технической документации ТС;
  2. контрольных замеров расхода топлива в различных погодных и сезонных условиях, оформленных актами комиссии.

Допустимо утвердить один норматив, а затем применять к нему коэффициенты, к примеру, повышающего характера, в зимний период. Использование норматива расхода ГСМ предполагает регулярные инвентаризации, сверку фактического расхода с расчетными данными. Расценивают топливо для учета затрат чаще всего по средней стоимости.

Стоимостное сальдо ГСМ добавляется к стоимости вновь оприходованных ГСМ.

Новые правила оформления путевого листа

При этом, напомним, что Верховный Суд Российской Федерации в еще раз указал: если лицо осуществляет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств и осуществляет перевозку работников и грузов для собственных нужд, оно обязано соблюдать требования, установленные статьей 20 Закона № 196-ФЗ.

Рекомендуем воспользоваться унифицированной формой, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»

либо самостоятельно разработать соответствующую форму, которая должна содержать обязательные реквизиты. Требования к обязательным реквизитам путевого листа выглядят следующим образом:наименование и номер путевого листа — указывается тип транспортного средства (путевой лист легкового автомобиля, например), номер указывает в заголовочной части в хронологическом порядке;сведения о сроке действия путевого листа — дата (число, месяц, год), на которую путевой лист может быть использован, в случае оформления более чем на 1 день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован;сведения о собственнике/владельце транспортного средства — организационно-правовая форма, наименование, местонахождение, номер телефона, ОГРН;сведения о транспортном средстве: тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства и прицепа, государственный регистрационный знак транспортного средства и прицепа, показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного ТС по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя ТС, дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку.

5 основных новшеств по заполнению путевых листов с 2022 года

Сведения Ситуация Городская регулярная перевозка Перевозка товара в пределах одного населенного пункта от склада до торговой точки или при поездках генерального директора в пределах одного населенного пункта Городская перевозка по заказам Организация оказывает услуги по договорам перевозки (транспортно-логистическая компания) при доставке груза в пределах одного населенного пункта Пригородная регулярная перевозка Поездка генерального директора на расстояние до 50 км от одного до другого населенного пункта Пригородная перевозка по заказам Продавец доставляет груз покупателю, который находится на расстоянии до 50 км в другом населенном пункте Междугородняя перевозка легковым такси Организация оказывает услуги населению по перевозкам легковыми такси на расстояние более 50 км между границами населенных пунктов

  1. Скачайте бесплатно в разделе «Шпаргалка» в конце статьи пример оформления самостоятельно разработанного путевого листа для грузовиков на основе формы № 4-П и с учетом обязательных реквизитов Минтранса (утв.

    Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

В конце статьи есть шпаргалка 2. Как указывать сведения о транспортном средстве в путевом листе Теперь в сведениях о транспортном средстве в путевом листе указывайте его марку и марку автомобильного прицепа (полуприцепа), а не только их тип и модель, как было до 2022 года (подп.

1 п. 4 порядка заполнения путевых листов, утв.