Главная - Статьи - Документооборот как правильно заверить копии прошитые

Документооборот как правильно заверить копии прошитые


Документооборот как правильно заверить копии прошитые

Как прошить документы в 3 и 4 дырки — пошаговые инструкции и схемы


Первое движение иглы должно проходить через центр листа «изнутри-наружу» (чтобы ушко было ближе к тыльной стороне, а конец иглы – к лицевой). Шаг 2. Второй прокол нужно сделать уже с лицевой стороны, двигаясь ближе к краям листа. Шаг 3. В третий прокол игла опять должна входить с обратной стороны.

Если еще раз вдеть иглу в исходное отверстие, схема будет считаться завершенной. Схема прошивки документов в 3 дырки: Схема прошивки документов в 4 дырки: После нужно завязать узел и оставить минимум 7 сантиметров нити. Заверительный лист должен иметь размер прямоугольника 6х4 сантиметра.

Его нужно приклеить на узел и подписать.

Нумеровать листы нужно в порядке подшивки, используя арабские цифры и начиная с «единицы». Журналы нумеруются и сшиваются по стандартной схеме, а вот при оформлении других документов возникают трудности. Нюансы процесса:

    При сшивании письма сначала нумеруют конверт, и только потом – его содержимое. При нумерации чертежей, диаграмм и других графических материалов, которые занимают весь лист или не должны иметь мешающих пометок, искажающих смысл, ставить нумерацию нужно на обратной стороне листа.

Стандартно номер проставляется в правом верхнем углу.

Для описи нумерация не нужна. Заверительный листок приклеивается с помощь ПВА на узелок на обратной стороне сшитой стопки документов.

Листок должен иметь небольшие размеры (от 3х4 до 8х10 см). На нем указываются наименование организации, ФИО и должность ее руководителя и дата подшивки.

Описание на листке может быть либо развернутым, когда подробно описываются содержание, количество листов, данные об адресате, наличие примечаний и чертежам и другие характеристики. Также может быть перечислено количество помарок, исправлений и других сносок по ГОСТ. Описание может быть и сокращенным – когда приводится только количество и название документа (или объекта), который подлежал подшивке.

Описание может быть и сокращенным – когда приводится только количество и название документа (или объекта), который подлежал подшивке.

В любом случае руководитель обязан полностью расписывать свои ФИО, должность, расшифровывать личную подпись.

Как правильно заверить копии документов в 2020 и 2022 году

4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо. ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. То есть:

  1. указывается дата заверения;
  2. далее указывается должность лица, заверившего копию;
  3. ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
  4. делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  5. проставляется печать.
  6. проставляется его личная подпись;

Например: Верно Печать Инспектор службы кадров отдела Левченко Т.С.

Левченко В отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации.

В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.

«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.

Заверение копий документов: новые правила

Для примера предположим, что вам нужно вывесить копию приказа на информационную доску организации для всеобщего ознакомления.

г. Москва 18.04.2018 В связи с повышением величины минимального размера оплаты труда в Российской Федерации и необходимостью обеспечить повышение уровня реального содержания заработной платы в соответствии с требованиями ст. 134 Трудового кодекса РФ ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Проиндексировать заработную плату всех работников ООО «Рассвет» на 5,7% с 1 мая 2022 г.

Проиндексировать заработную плату всех работников ООО «Рассвет» на 5,7% с 1 мая 2022 г.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Сергиенко И.Н.

Генеральный директор А.О. Карецкий ВЕРНО Инспектор отдела кадров А.П. Абрамова 18.04.2018 Если вам нужно заверить копию документа для выдачи ее третьим лицам (в банк, работнику, контрагенту и т.

д.), то к вышеназванным прибавляются еще два реквизита: •указание на место, в котором хранится оригинал копируемого документа; •печать. Отметим, что копии для внешнего пользования новый ГОСТ обязывает заверять именно печатью организации, тогда как по старым правилам можно было использовать и другие печати (например, отдела кадров); . Оттиск печати нужно ставить так, чтобы он не закрывал подпись лица, заверившего копию документа.

Если у ООО в соответствии с уставом в принципе нет печати, то копия заверяется без нее. Аналогично заверяет копии и ИП, не использующий печать. Покажем, как применяются новые правила, на примере заверения копии трудовой книжки.

Комментарий к документу 1 Строго говоря, новый ГОСТ требует писать так:

«Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ____ за ____ год»

. Но если оригинал копируемого документа лежит не в папке с номером, а просто в шкафу или сейфе, то вариантов нет — указываем только название организации. Как заверять копии документов, которые состоят более чем из одного листа?

На этот счет новый ГОСТ никаких правил не содержит. Поэтому можно исходить просто из деловой практики, а также из разъяснений Минфина. Последние были даны

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Если такой возможности нет, то просят отсрочку.

Делают это на следующий день после получения требования.

Обязательно указывают причины и новые сроки. По закону налоговики не имеют право отказать в продлении срока при ходатайстве налогоплательщика. ИФНС сама определяет период продления, учитывая причины, объемы и др.При встречной проверке срок сокращают до 5 дней.

Но его так же можно продлить при предъявлении ходатайства.

Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить.

Рекомендуем прочесть:  Как хоанить чурчхелу

Процесс подготовки проходит в несколько этапов:1. Оформление обложки.Обложки для документации бывают трех видов:

  1. Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
  2. Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.
  3. Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.

2. Комплектация. Подготавливаем комплект документов.

В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист.

Все скрепки, булавки должны быть удалены.3. Нумерация.Нумерация страниц производится только простым карандашом.

Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.Важно!В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2».Основные инструкции:

  1. В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.
  2. Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он
  3. Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.

Как правильно заверить копию документа

Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта ; далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016). Также рекомендации по оформлению копий документов приведены в приложении № 18 к приказу ФНС , в письмах Минфина и . Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв.
Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16).

Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.

Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо. Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.).

А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.

Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС ; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.
Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись».

Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа. Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия.

Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е.

внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы.

Как правильно заверить сшив копий документов

Правильная подготовка настроит на нужный лад, поможет сконцентрироваться. Рассеянность во время сшивки документации всегда приводит к ошибкам.

  1. Сшивку проводят по одной из ниже приведенных схем. Прошивку нужно повторить дважды, только после этого завязывать узелок.
  2. На фиксаторе необходимо прописать количество листов в папке, поставить дату, подпись.
  3. В первую очередь нужно сложить листы в необходимой последовательности. Затем зафиксировать их по краям. Только после этого можно намечать место под отверстие.
  4. В окончании на узел приклеивается небольшой листик/фиксатор.
  5. В готовые отверстия протяните ленту для фиксации. После можно приступать к сшивке.
  6. Отверстия желательно проделывать одновременно на всей пачке документов. В противном случае листики будут постоянно выползать с какой-то стороны, что крайне не желательно.
  7. После завершения шитья аккуратно вынимается лента.

Сшивка всегда начинается и заканчивается на тыльной стороне папки с документацией.Тонкости прошивки описаны в разделе подготовка образца.

Кроме этого, там же размещены рекомендации как избежать ошибок в заверении, описи на фиксаторе.Самым легким и быстрым считают сшивку по схеме 2.

К сожалению, она не надежна, поэтому используется намного реже, чем схема 3 и 4.

  1. По готовым отверстиям дважды протягивается нить, после чего ее хвосты выводятся на тыльную сторону. Правила сшивания нитью читать тут.
  2. Для сшивки нужно сложить бумаги в правильной последовательности. После чего отметить карандашом места для проколов.
  1. На тыльной стороне нить закрепляется узлом. Желательно двумя, не менее.
  2. Длинные хвостики не обрезают, их нужно будет заклеить фиксатором, затем составить опись.
  3. В завершении ставят подпись и печать.

Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе подготовка образца.Данная схема идеально подходит для документации, которая хранится в офисе до 10 лет, например налоговая отчетность.Для работы нужна нить длинной не менее 40-45 см.

Руководство как прошивать и заверять документы

Клеим на узелок небольшой листок прямоугольной формы.

Пишем на нем свои фамилию и инициалы и ставим печать, тем самым заверяя документ. Ниже представлена пошаговая фото-инструкция для прошивки документов: Прошивка через четыре отверстия в основном делается для документов повышенной важности.

В этом случае принцип работы немного отличается от вышеприведенного:

  • Затем опять протягиваем иглу с тыльной стороны во второе сверху отверстие и делаем прокол, идущий третьим сверху.
  • Протянув иглу, образуем верхнее отверстие.
  • На глаз отмеряем необходимое расстояние и делаем второе сверху отверстие с тыльной стороны документов.
  • Завязываем узелок, клеим на него листок прямоугольной формы и заверяем.
  • И, наконец, делаем четвертый прокол, вводя иголку с тыльной стороны документов. По лицевой стороне снова протыкаем третий сверху прокол.

Нумерация документов так же является важным фактором при заверении, так как количество страниц должно быть указано в заверяющей надписи на последней странице документа. Обычно нумерация на документах проставляется в правом верхнем углу листа арабскими цифрами.

Ознакомиться с руководством как рассчитать производительность труда и формула расчета можно здесь.

На видео представлена инструкция прошивки документа: Как правильно заверить копию? По сути, копия документа не имеет никакой юридической силы без специальной заверки. Нотариус должен прошить документы и пронумеровать их. Заверяющая надпись ставится на последнем листе. Если на обороте последнего листа есть какая-либо информация, нотариус вшивает еще один, пустой лист.

Если на обороте последнего листа есть какая-либо информация, нотариус вшивает еще один, пустой лист. На опечатавшем документ листке, нотариус должен написать «Верно» или «Копия верна», количество листов в документе, указать свою должность, фамилию и свои инициалы, подпись, дату заверки, а так же печать организации. Некоторые заверяющие надписи подразумевают необходимость указания информации о том, где в данный момент находится оригинал документа.

Читайте инструкцию, как выполнить расчет пени по ставке рефинансирования на этой странице.

Как заверить документы и их копии

Используйте эти инструкции бесплатно.

Единого законодательного акта, регламентирующего процесс копирования, нет. , действующий с 01.07.2018, носит рекомендательный характер.

При разработке правил копирования и заверения ксерокопий следует руководствоваться судебной практикой, разъяснениями госорганов и следующими актами:

  1. , этот нормативный акт действует, и на него ссылаются суды;
  2. положения специальных законов (например, , ).
  3. ;
  4. ;

Организации вправе утверждать положения ГОСТов в своей учетной политике по документообороту, в этом случае они становятся обязательными для них.

Разъяснения государственных органов следует учесть при взаимодействии с их представителями, при проверках и т. д. Например, в письмах Минфина содержатся особые указания, как сделать сшивы копий документации: включать не более 150 листов со сквозной нумерацией страниц арабскими цифрами, сделать 2-4 прокола, вывести концы прошивки и скрепить их наклейкой размером не более 60 на 50 мм с заверительной надписью (допускается поставить просто слово «Верно») и печатью. В соответствии с вышеуказанными законодательными актами заверение вправе осуществлять только руководитель или уполномоченное должностное лицо организации, штатный работник.

Обычно такое полномочие указывается в должностной инструкции или доверенности.

На практике суды и государственные органы редко обращают внимание на такие нюансы и принимают в качестве надлежащим образом заверенных копий документы с подписью не состоящего в штате сотрудника при наличии печати с наименованием компании.

Состоит из следующих этапов:

  1. изготовление ксерокопии;
  2. применение штампа «Верно» (на практике часто используется «Копия верна») или написание этой фразы от руки после текста и подписей, обычно в правом нижнем углу или там, где нет текста (надпись или оттиск не должны перекрывать текст);
  3. с
  4. в надписи указываются должность, фамилия сотрудника с инициалами, ставятся дата и подпись;

Как заверять копии для суда?

3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 — при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.То есть:· ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;· далее указывается должность лица, заверившего копию;· проставляется его личная подпись;· делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);· указывается дата заверения;· проставляется печать.Например:· «верно» (или «копия верна»), дата· печать организации· секретарь Забегайло Е.А.

(«подпись Забегайло»)В отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации.В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа или копия заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п.

10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства, представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы организации.Если документы

Как правильно сшить документы и заверить копии

Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив.

Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  1. сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  2. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  3. документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  4. на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.Прошивка в 2 дырки сама простая.

Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице., в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см.

так, чтобы кончики выглядывали из-под нее.

Как правильно прошивать и заверять документы

В случае большого объема применяется специальное приспособление.

  • Следующий шаг – это проделывание дырок.

    После сшивание документа он должен читаться.

    Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

  • Сначала наметьте точки на месте проколов.

    Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.

    1. Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
    2. Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
    3. Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

    В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___( _______) листов

    Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы)

    1. Теперь нужно пронумеровать документы.

      Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом.