Главная - Статьи - Должностная инструкция личного помощника генерального директора

Должностная инструкция личного помощника генерального директора


Должностная инструкция личного помощника генерального директора

Должностная инструкция помощника генерального директора


Такая инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ. Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37). Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными.

Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.

При составлении должностных инструкций организации также руководствуются .

Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (). Приведем образец заполнения должностной инструкции помощника генерального директора.

Приведем образец заполнения должностной инструкции помощника генерального директора. В инструкции представлены типовые должностные обязанности помощника руководителя. Скачать бланк должностной инструкции помощника руководителя (генерального директора) можно здесь Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  1. Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
  2. Хочу скачиватьбесплатно и попробовать все возможности подписчика
  3. Я не подписчик,но хочу им стать

.

    data-count=»6″ >

Должностная инструкция помощника генерального директора

То есть от того, насколько большой объем помощи требуется руководителю, будет зависеть перечень задач работника. Если сказать коротко, то главная задача помощника гендиректора — исполнять все его распоряжения или доносить их до других работников компании. Поручить разработку документа можно кадровым работникам и юристам.

Кроме того, сам генеральный директор должен ознакомиться с ней на стадии создания, при необходимости проконсультировать подчиненных на предмет полноты внесения обязанностей. Для ознакомления с перечнем трудовых функций можно воспользоваться профстандартом

«Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»

. Он утвержден приказом Минтруда РФ от 6 мая 2015 года №276н.

Если данные документа соответствуют рабочим действиям потенциального помощника гендиректора, то формулировки можно смело использовать в документе. После составления инструкции ее утверждает работодатель. Он расписывается в графе «Утверждаю» и ставит дату.

Несмотря на то что в законодательстве нигде не указано, что разрабатывать должностную инструкцию нужно обязательно, работодатели все-таки ее составляют. Документ могут потребовать предоставить во время проверки трудинспекции, о его необходимости говорится в письмах Роструда.

Поэтому важно соблюсти традиционную структуру бумаги.

Инструкция, как правило, состоит из 4 базовых разделов. При необходимости можно дополнить ее дополнительными разделами. К основным относят такие части, как «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права» и «Ответственность».

Дополнительные разделы, такие как «Оценка деятельности», «Заключительные положения», «Взаимодействие в организации», включают, если хотят охватить как можно больше сторон трудовых отношений с персоналом.

Этот раздел утверждает, какое образование должно быть у принимаемого на должность помощника генерального директора, какое место он будет занимать в иерархии компании, какими знаниями и навыками он должен обладать. Информация не должна отличаться от той, что будет прописана в трудовом договоре с работником.

Должностная инструкция помощника руководителя

Она позволяет четко определить сферу функций и обязанностей помощника руководителя.

Помимо этого, как юридически значимый документ, она помогает определить позиции сторон в возможных правовых спорах. Для руководителя ДИ, если она грамотно составлена, является хорошим инструментом выстраивания беспроблемных рабочих отношений со своим помощником. А помощнику данный документ помогает идентифицировать спектр своих должностных обязанностей и ответственностей, выполнения которых от него ожидают, принимая на работу.

А помощнику данный документ помогает идентифицировать спектр своих должностных обязанностей и ответственностей, выполнения которых от него ожидают, принимая на работу. И для помощника, и для руководителя, инструкция выполняет крайне важную роль, сводящуюся к минимизации последствий рабочих конфликтов.

Единая форма должностной инструкции до настоящего времени не прописана в законодательстве. Это открывает для фирм простор для творчества, особенно в описании должностных обязанностей. Однако есть и некоторые общепринятые стандарты написания ДИ, в основном они касаются количества и наименований разделов:

  • Ответственность.
  • Общие положения.
  • Права.
  • Функции.

К перечисленным пунктам могут прибавляться и дополнительные, которые включают, к примеру, описание условий труда.

Целесообразность их включения определяется руководством фирмы. Здесь прописывают требования по квалификации для сотрудника.

Для позиции помощника важным будет упомянуть опыт обращения с офисной техникой, необходимым набором компьютерных программ, а также, в случае необходимости, хорошее знание иностранного языка. Также в разделе стандартно упоминают о том, кто принимает на работу помощника и кому он подчиняется, а также, чем он должен руководствоваться при выполнении своих функций.

Если у директора несколько помощников, то ДИ лучше составить для каждого из них, указав конкретные индивидуальные обязанности. Содержимое данного раздела посвящено возможно более подробному перечислению функций, выполнения которых ожидают от помощника руководителя.

Обычно тут расписывают круг обязанностей, близкий к секретарскому, но больше связанный с общением с людьми и меньше связанной с обработкой входящих звонков и писем.

Что входит в обязанности помощника генерального директора

Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности. «Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.

ВАЖНО! Образец трудового договора с помощником руководителя от КонсультантПлюс доступен Деятельность помощника гендиректора регламентируется нормативными актами:

  1. Приказами руководителя.
  2. Трудовым соглашением.
  3. Уставом.
  4. Должностной инструкцией.
  5. Методическими рекомендациями.

ВАЖНО! В должностной инструкции рекомендуется максимально подробно расписать обязанности помощника гендиректора. Если какая-либо обязанность ничем не регламентирована, сотрудник вполне может от нее отказаться.

Обязанности помощника гендиректора варьируются в зависимости от размера компании.

В небольших компаниях сотрудники занимаются контролем над работой курьеров, менеджеров, жизнеобеспечением деятельности офиса. В больших организациях у гендиректора, как правило, есть два помощника. Один личный помощник организует рабочий день руководителя, второй – занимается всеми прочими делами. Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться.
Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться.

В любом случае обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции.

Рассмотрим примерный перечень:

  1. Прием корреспонденции.
  2. Организация переговоров, в том числе по телефону.
  3. Предоставление бумаг на подпись руководителю.
  4. Прием посетителей гендиректора.
  5. Организация командировок (к примеру, бронирование номеров, заказ билетов).
  6. Обеспечение эффективной работы гендиректора.
  7. Информационное сопровождение гендиректора.
  8. Составление плана рабочего дня.
  9. Участие в совещаниях и деловых встречах.
  10. Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов, стенография.
  11. Контроль над исполнением поручений гендиректора.

Должностная инструкция и обязанности помощника руководителя

1.8. Помощник руководителя должен уметь: • устанавливать цели, определять иерархию целей; • определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время; • оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени; • выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях; • обеспечивать информационную безопасность деятельности организации; • выбирать и оформлять планировщик; • вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе; • применять информационно-коммуникационные технологии; • составлять план поездки руководителя; • организовывать встречи руководителя с принимающей стороной во время командировок; • оформлять командировочные документы; • обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя; • обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя; • использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки; • применять способы делового общения; • организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя; • управлять конфликтами; • применять медиативные технологии; • учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения; • использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации; • вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя; • создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя; • обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне; • организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы; • документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия; • составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов;

Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора, должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора, образец должностной инструкции ассистента (помощника) генерального директора

2.2.

Осуществляет техническое обеспечение деятельности генерального директора (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.) 2.3.

Сопровождает генерального директора на встречах, в поездках, пр.

2.4. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров. 2.5. По поручению генерального директора согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.

2.5. По поручению генерального директора согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений. 2.6. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.

2.7. Ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю. 2.8. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.

2.9. По поручению генерального директора составляет письма, запросы, другие документы. 2.10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 2.11. Выполняет отдельные служебные поручения генерального директора.3.

Права ассистента (помощника) генерального директораАссистент (помощник) генерального директора имеет право: 3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач. 3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

Должностная инструкция помощника генерального директора

д.

Образец должностной инструкции помощника руководителя можно скачать по ссылке: Более полную информацию по теме вы можете найти в . Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня. В качестве основы для разработки должностной инструкции можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв.
В качестве основы для разработки должностной инструкции можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв.

постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (далее по тексту – Справочник № 37). В названном документе содержатся:

  1. список необходимых знаний, которыми должен обладать специалист на данной должности;
  2. перечень основных должностных обязанностей;
  3. основные требования к квалификационным характеристикам сотрудника.

Например, при составлении должностной инструкции помощника генерального директора можно посмотреть характеристики и требования, предъявляемые к:

  1. юрисконсульту и т.

    д.

  2. делопроизводителю;
  3. специалисту по связям с общественностью;
  4. секретарю руководителя;
  5. переводчику;
  6. специалисту по кадрам;
  7. администратору;

Приведенный выше перечень носит исключительно рекомендательный характер, так как должностная инструкция должна учитывать специфику организации труда, производства и управления в конкретной организации. Обратите внимание! В Справочнике № 37 представлен лишь наиболее характерный для той или иной должности спектр функций, поэтому при разработке должностных инструкций разрешается расширение ли сужение перечня работ с учетом особенностей конкретной организации. Перечисленные там же стандартные требования к необходимой специальной подготовке работников в рассматриваемой ситуации опять же могут быть изменены.

При составлении перечня должностных обязанностей помощника генерального директора рекомендуем воспользоваться положениями:

  1. Справочника №37 (раздел «Секретарь руководителя»);
  2. Профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утв.

Должностные обязанности помощника генерального директора

Должностная инструкция также говорит о случаях отсутствия помощника на рабочем месте. В это время его обязанности выполняет заместитель руководителя, который несёт полную ответственность за их исполнение.Функции помощника генерального директора основаны на следующих нормативно-правовых актах:Документы, которые регулируют его деятельность в целом либо регламентируют схожий вид деятельности.Методические рекомендации и иные материалы, созданные в целях упорядочивания того или иного направления деятельности.Устав компании/организации/предприятия.Трудовой распорядок.Приказы и распоряжения, изданные непосредственным начальником организации.Определяемая начальником должностная инструкция.Помощник генерального директора должен быстро, чётко и правильно ориентироваться в нормативно-правовой базе, которая регулирует его деятельность в целом, а также работу подчинённых помощнику должностных лиц. Важно отметить, что необходимо изучить не только федеральное и региональное законодательство, но и местные нормативные документы.Должность «правой руки» начальника компании предполагает твёрдые знания структуры и руководящего состава организации, а также всех существующих подразделений.

Важным навыком в работе являются умения правильно составить надлежащий документ – приказ, распоряжение, постановление и так далее.

То есть без основ делопроизводства помощник генерального директора не сможет в полной мере выполнять свои должностные обязанности. Лица, претендующие на должность, должны обладать основами этики, владеть правилами делового общения, а также знать общие нормы трудового кодекса и административного права. Да и без навыков работы с электронно-вычислительными машинами также не обойтись.Следующим базовым разделом должностной инструкции выступает перечень функций, которые обязан выполнять помощник генерального директора по общим вопросам:Правильная и чёткая организация технического обеспечения административной распорядительной

Помощник генерального директора: должностная инструкция

Должностная инструкция также говорит о случаях отсутствия помощника на рабочем месте.

В это время его обязанности выполняет заместитель руководителя, который несёт полную ответственность за их исполнение.

Функции помощника генерального директора основаны на следующих нормативно-правовых актах:

  • Методические рекомендации и иные материалы, созданные в целях упорядочивания того или иного направления деятельности.
  • Определяемая начальником должностная инструкция.
  • Трудовой распорядок.
  • Приказы и распоряжения, изданные непосредственным начальником организации.
  • Документы, которые регулируют его деятельность в целом либо регламентируют схожий вид деятельности.
  • Устав компании/организации/предприятия.

Помощник генерального директора должен быстро, чётко и правильно ориентироваться в нормативно-правовой базе, которая регулирует его деятельность в целом, а также работу подчинённых помощнику должностных лиц.

Важно отметить, что необходимо изучить не только федеральное и региональное законодательство, но и местные нормативные документы.

Должность «правой руки» начальника компании предполагает твёрдые знания структуры и руководящего состава организации, а также всех существующих подразделений.

Важным навыком в работе являются умения правильно составить надлежащий документ – приказ, распоряжение, постановление и так далее. То есть без основ делопроизводства помощник генерального директора не сможет в полной мере выполнять свои должностные обязанности. Лица, претендующие на должность, должны обладать основами этики, владеть правилами делового общения, а также знать общие нормы трудового кодекса и административного права.

Да и без навыков работы с электронно-вычислительными машинами также не обойтись. Следующим базовым разделом должностной инструкции выступает перечень функций, которые обязан выполнять помощник генерального директора по общим вопросам:

Главбух-инфо

Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.2.7. Ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.2.8.

Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.2.9. По поручению генерального директора составляет письма, запросы, другие документы.2.10.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.2.11. Выполняет отдельные служебные поручения генерального директора.

3. Права ассистента (помощника) генерального директора Ассистент (помощник) генерального директора имеет право:3.1.

Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.3.3.

Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.3.5.

Принимать решения в пределах своей компетенции. 4. Ответственность ассистента (помощника) генерального директора Ассистент (помощник) генерального директора несет ответственность:4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.4.2.

За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.4.3. За нарушение

Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора

2.6.

Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю. 2.7. Ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.

2.8. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей. 2.9. По поручению генерального директора составляет письма, запросы, другие документы.

2.10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 2.11. Выполняет отдельные служебные поручения генерального директора.

Права ассистента (помощника) генерального директораАссистент (помощник) генерального директора имеет право: 3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач. 3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции. Ответственность ассистента (помощника) генерального директораАссистент (помощник) генерального директора несет ответственность: 4.1.

За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.