Главная - Статьи - Как правильно зарегистрировать входящее письмо

Как правильно зарегистрировать входящее письмо


Некоторые секреты входящих документов


Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта. Кроме того, в последнее время появился новый способ обращения к руководству и специалистам компании – через форму обратной связи, предлагаемую на официальных сайтах1 . Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования (доставки), целостность упаковки (если есть) и полноту вложений.

Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение или направляются отправителю с приложением акта. Конверты с пометкой «Лично», не вскрывая, передают адресату. Конверты (упаковка) прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на конверте.

Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные документы.

Во всех остальных случаях конверты после изъятия из них вложений можно выбросить. Допустимо ли вскрывать конверты входящих писем, если в адресе помимо наименования организации указана фамилия сотрудника? Дело в том, что большая часть писем, адресованных, например, лично генеральному директору, не имеет первостепенной важности и фактически может и должна быть передана не первому лицу компании, а нижестоящим структурным подразделениям.

Письма с пометкой «Лично» принято передавать адресату не вскрывая. Данное правило смело можно распространить на письма, адресованные конкретному сотруднику.

Однако письма, поступившие на имя руководителя предприятия, не являются частной перепиской. В данном случае фамилия руководителя на документе – лишь элемент делового этикета. Такие письма не только вскрывают и регистрируют, но и, оценив содержание, передают на рассмотрение тому уполномоченному лицу, в чье ведение входит решение перечисленных в документе вопросов.

Такие письма не только вскрывают и регистрируют, но и, оценив содержание, передают на рассмотрение тому уполномоченному лицу, в чье ведение входит решение перечисленных в документе вопросов.

Поступившие извне документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Допускается передавать напрямую документы, адресованные конкретному сотруднику.

Не подлежат регистрации приглашения, поздравления, а также письма рекламного характера. Они передаются адресатам или в профильные подразделения.

Сопроводительное письмо к документам

Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному.

Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам.

Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д. Структура письма стандартная.

Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

  1. адрес компании или ведомства.
  2. должность получателя и его ФИО;
  3. наименование компании или ведомства;

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки.

Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д. Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные. Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!».
Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!».

Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют.

Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

  1. «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
  2. «Просим информировать установленным порядком»;
  3. «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней.

Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее».

Как правильно регистрировать входящие и исходящие документы

Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа.

Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают.

Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

  1. Адресат.
  2. Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
  3. Исполнитель.
  4. Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
  5. Кем подписана исходящая бумага.
  6. Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.
  7. Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
  8. Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке.

Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр.

Напишите еще как правильно вести регистрацию входящих писем и исходящих

В любом случае всё, что касается ведения документа, должно быть прописано в Положении.

Иногда столь ответственное дело поручается конкретному человеку, который должен фиксировать входящие документы, распределять по отделам и в тот же день относить письма тому, кто смог бы решить ту или иную проблему.

Важно соблюдать самое главное правило ведения журнала, а именно, однократность.

То есть, если секретарь или делопроизводитель зарегистрировал входящий документ, пришедший на имя заведения в отношении бухгалтерии, то повторной регистрации в кабинете бухгалтера быть не должно.

Если же документ нужно зафиксировать в другом журнале, то там будет поставлен тот же порядковый номер, под которым он был зарегистрирован, только через дробь «1» (например, №256/1). Возможна также децентрализованная регистрация, которая подразумевает фиксацию приходящей корреспонденции в нескольких удалённых друг от друга точках.

В конце книги, в отличие от журнала регистрации приказов, не должны стоять заверительные подписи с указанием количества содержащихся в ней документов.

В октябре 2007 года был введён Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», соответствующий европейскому стандарту ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General. Относительно порядка заполнения бумажной версии в нём указаны следующие правила: Пункт 9.4 говорит о том, что главное назначение регистрации документа – это доказательство того, что он существует и включён в систему управления документами.

Там же указано, что централизованная регистрация состоит из краткого описания документа (заявление о …, доклад о …, извещение о …), указывается число его прохода, присваивается уникальный номер.

Именно это позволяет считать его включённым в систему управления документами. Относительно децентрализованной (электронной) регистрации говорится о том, что сама электронная почта автоматически фиксирует входящее сообщение и в дополнительной фиксации не нуждается.

Порядок регистрации входящей корреспонденции

Подборка наиболее важных документов по запросу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Довод апеллянта о том, что уведомление о неисправности (утрате) прибора учета электроэнергии в адрес истца и сетевой организации не направлял, представленная обществом заявка на переключение схемы электроснабжения в связи с приемкой в эксплуатацию детского сада N 19 не поступала, не зарегистрирована в установленном порядке ни в журналах входящей корреспонденции, ни путем электронного документооборота не опровергает то обстоятельство, что на дату составления акта о безучетном потреблении объект недвижимости и энергопринимающие устройства не находились в распоряжении и владении ответчика.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Довод апеллянта о том, что уведомление о неисправности (утрате) прибора учета электроэнергии в адрес истца и сетевой организации не направлял, представленная обществом заявка на переключение схемы электроснабжения в связи с приемкой в эксплуатацию детского сада N 19 не поступала, не зарегистрирована в установленном порядке ни в журналах входящей корреспонденции, ни путем электронного документооборота не опровергает то обстоятельство, что на дату составления акта о безучетном потреблении объект недвижимости и энергопринимающие устройства не находились в распоряжении и владении ответчика. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Вместе с тем, организация работы суда по регистрации входящей корреспонденции не влечет за собой иной порядок определения окончания процессуального срока, установленного Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс: Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Дополнительно стоит отметить разъяснение, данное в п. 5.27 Методических рекомендаций по оформлению наследственных прав: в случае если нотариусу по месту открытия наследства заявление наследника о принятии им наследства передано другим лицом или направлено по почте, при этом подлинность подписи наследника на таком заявлении не засвидетельствована в установленном порядке, такое заявление регистрируется в книге входящей корреспонденции, книге учета наследственных дел и приобщается в наследственное дело. Наследнику в письменном виде разъясняется порядок и срок надлежащего оформления заявления.

В случае неустранения наследником допущенного нарушения в срок для принятия наследства, ему разъясняется право на обращение в суд для защиты своих прав, выдача свидетельства о праве на наследство откладывается на 10 дней.

При непоступлении в наследственное дело сообщения суда о принятии заявления наследника к рассмотрению свидетельство о праве на наследство выдается наследникам, принявшим наследство в установленном законом порядке. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:84. регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:5.18. Регистрация входящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз: в Службе делопроизводства или в структурном подразделении организации в соответствии с установленной формой организации делопроизводства .

Регистрация входящих документов

При этом первый вид документов необходимо обязательно передавать руководству, а второй – только по необходимости.

Регистрация входящего документа осуществляется в день его получения.

Для этого необходимо на первой странице в правом нижнем углу сделать отметку, в которой будет содержаться: порядковый номер документа, дата регистрации, а также наименование предприятия (в случаях предусмотренных правилами организации). Отметку делают ручкой или при помощи штампа.

Затем основная информация о документе заносится в форму регистрации, установленную данным предприятием.

Ниже приведен примерный образец. ЗАО «Крона» Вх. № 0248 28.04.2011 В большинстве случаев регистрация входящей корреспонденции сконцентрирована в отделе делопроизводства.

Однако, при больших объемах входящей информации возможно перераспределение обязанностей регистрации документов между подразделениями, которым данные документы предназначены. Документ регистрируется только один раз – для всех документов от одного корреспондента с одним исходящим регистрационным номером и одной датой присваивается только один входящий регистрационный номер.

Например, некой организацией был отправлен оригинал документа по почте, однако для оперативности этот же документ был передан и по факсу. В таком случае и в похожих ситуациях, при регистрации этих документов должен быть использован один и тот же входящий номер.

То же касается и документации, передаваемой из одного подразделения в другое.

Каждый документ регистрируется с уникальным номером, который формируется не только из цифр, но и может дополняться префиксами, предусмотренными в данной организации для разных категорий документов. Например, для приказов об обороте материальных ценностей к порядковому номеру необходимо добавить «-м/ц», а письмам из филиалов присваивают «-ф» и т.д.

Регистрации подлежат все документы независимо от того, каким способом они были получены – факсом, по электронной почте, либо традиционным почтовым отправлением.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию. Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа.

Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» .

——————————— Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа.

Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу. Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: — наименование организации; — очередной порядковый номер; — дату поступления.
Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: — наименование организации; — очередной порядковый номер; — дату поступления.

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию. Отметка может проставляться от руки: ┌──────────────────────────────────────┐ │ ООО «Февраль» │ │ вх.

N 26 от 13 марта 2012 г. │ └──────────────────────────────────────┘ Или же с помощью резинового штемпеля: ┌──────────────────────────────────────┐ │ ООО «Февраль» │ │ «__» ___________________ 20__ г. │ │ Вх. N _______ │ └──────────────────────────────────────┘ Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер?

Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов.

Входящая корреспонденция — регистрация, учет и хранение

Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал. Регистрировать входящие и исходящие письма можно:

  • В обычном, бумажном журнале. Несмотря на то, что этот традиционный способ имеет свои недостатки, в частности, более долгий процесс нахождения информации о том или ином письме, во многих, даже очень крупных компаниях, ему до сих пор доверяют больше. В бумажном виде журнал регистрации корреспонденции представляет собой книгу А4, изготовленную типографским способом, с соответствующими графами. Еще один плюс такого журнала заключается в том, что при отсутствии на месте делопроизводителя, другим сотрудникам будет проще найти сведения о документе, нежели искать эту информацию в чужом компьютере.
  • В электронном журнале в формате doc, docx, xls. Главное преимущество такой формы ведения учета – оперативность поиска нужной информации. Однако сбои в системе могут привести к искажению отдельных данных. Но для распорядительной документации система электронного документооборота является более предпочтительной, так как позволяет отслеживать исполнение резолюции.
  • В специальной электронной системе документооборота. Такой способ ведения учета корреспонденции обеспечивает эффективное управление движением документации, повышает исполнительскую дисциплину, сокращает время процедуры согласования документов и снижает расходы на делопроизводство. В результате вы получаете единую, эффективную базу документарной информации, исключающую возможность дублирования отдельных бумаг, и максимально удобную систему отчетности.

К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты:

  1. Дата поступления/отправки документа;
  2. Наименование корреспондента (ФИО, название организации);
  3. Вид документа;
  4. Регистрационный номер;
  5. Тема/содержание письма;
  6. Исполнитель.

Допускается наличие дополнительных граф, например:

  1. В дело

Регистрация входящих документов

109.

Регистрация всех входящих документов осуществляется в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства).Не подлежит регистрации следующая входящая корреспонденция:печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия);рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и конференций;библиографические справочники;поздравительные письма, телеграммы, открытки;пригласительные билеты;поступающая без сопроводительного письма бухгалтерская документация (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки);формы статистической отчетности;адресованная службам и учреждениям (передается по принадлежности).Корреспонденция на иностранном языке, поступившая на имя руководства Министерства, до регистрации передается в Департамент международного права и сотрудничества для составления неофициального перевода (аннотации).

Регистрация всех входящих документов осуществляется в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства).Не подлежит регистрации следующая входящая корреспонденция:печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия);рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и конференций;библиографические справочники;поздравительные письма, телеграммы, открытки;пригласительные билеты;поступающая без сопроводительного письма бухгалтерская документация (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки);формы статистической отчетности;адресованная службам и учреждениям (передается по принадлежности).Корреспонденция на иностранном языке, поступившая на имя руководства Министерства, до регистрации передается в Департамент международного права и сотрудничества для составления неофициального перевода (аннотации). Вместе с неофициальным переводом (аннотацией) корреспонденция на иностранном языке возвращается на регистрацию.Входящие документы с пометками о срочности регистрируются незамедлительно.110. осуществляется путем создания регистрационной карточки документа (далее — РК) в СЭД, которой автоматически присваивается регистрационный номер.РК имеет следующие реквизиты:вид документа;отметка об ограничении доступа к документу;номер экземпляра;корреспондент (адресант) — организация, из которой поступил документ, для обращений граждан — фамилия, имя, отчество гражданина;номер документа — исходящий номер документа, присвоенный организацией — автором документа;дата документа;подпись — фамилия лица, подписавшего документ;адресат — название организации или фамилия должностного лица, на имя которого поступил документ;содержание — краткое содержание документа, отвечающее на вопрос: о чем?;состав — количество листов (страниц) документа и через знак «плюс» — количество листов, брошюр, компакт-дисков и другого приложения (при наличии);количество экземпляров;рубрики;примечание.111.

К РК путем сканирования прикрепляется электронный образ документа. Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов: с пометкой «Для служебного пользования»; нотариально заверенные, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации; объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты).В РК вводятся при наличии дополнительные сведения: пометка «Для служебного пользования» с номером экземпляра, связки с другими документами, при необходимости производится заполнение журнала передачи.Сканирование документов, содержащих персональные данные, осуществляется с учетом требований действующего законодательства.112. Регистрационный штамп (штрих-код) печатается на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части и содержит дату и регистрационный номер, который автоматически присваивается СЭД.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

Заключение Перечень приложений. Вежливая подпись Приложения:

  • Заказ-наряд, количество листов.
  • Фото установленного баннера, количество листов.
  • Договор поставки, количество листов.
  • Товарная накладная, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна. ФИО и контакты исполнителя. Пример сопроводительного письма к документам Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них.

Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию. Материалы по теме Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом: Текст обращения выдерживается в деловом стиле.

Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку Материалы по теме происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя.

Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены: Пример недопустимой формулировки Следует писать «Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» «Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!» «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»

Срок и порядок регистрации заявления,в том числе в электронной форме

  • Срок и порядок регистрации заявления, в том числе в электронной форме

Документ изменен — см.

список изменяющих документов 33.

Заявление и необходимые документы могут быть поданы непосредственно в уполномоченный орган, через многофункциональный центр, направлены посредством почтовой связи, а также в форме электронного документа с использованием электронных носителей либо посредством Единого портала, портала услуг.Заявление и необходимые документы направляются в уполномоченный орган посредством почтовой связи способом, позволяющим подтвердить факт и дату отправления.

В этом случае к заявлению прилагаются копии необходимых документов, заверенные нотариусом или иным лицом в порядке, установленном Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст.

3301; 2013, N 19, ст. 2327; 2017, N 14, ст.

1998).34. При обращении заявителя должностное лицо уполномоченного органа:а) принимает заявление и необходимые документы;б) выдает заявителю расписку-уведомление о приеме заявления и необходимых документов (далее — расписка-уведомление) с указанием регистрационного номера и даты приема заявления;в) направляет извещение о дате получения заявления заявителю в случае получения заявления и необходимых документов посредством почтовой связи.35.

Заявление, принятое лично от заявителя, регистрируется уполномоченным органом в день его приема при условии одновременного предъявления (представления) необходимых документов.36. Заявление, направленное посредством почтовой связи, регистрируется не позднее первого рабочего дня, следующего за днем его получения уполномоченным органом с копиями необходимых документов.37.

В случае если к заявлению, направленному посредством почтовой связи, приложены не все необходимые документы, уполномоченный орган возвращает заявителю заявление и приложенные к нему документы в 5-дневный срок с даты получения этих документов. Возврат заявления и приложенных к нему документов осуществляется с указанием причины возврата способом, позволяющим подтвердить факт и дату возврата.38. Заявление, направленное посредством Единого портала, портала услуг регистрируется в автоматическом режиме.

Должностное лицо уполномоченного органа не позднее следующего рабочего дня со дня получения заявления формирует и направляет заявителю электронное уведомление о получении его заявления с указанием даты представления в уполномоченный орган необходимых документов.

Срок представления заявителем необходимых документов не должен превышать 5 рабочих дней со дня получения уполномоченным органом заявления. В уведомлении также содержится перечень документов, необходимых для представления заявителем.