Главная - Статьи - Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции образец рб

Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции образец рб


Оглавление:

Журнал регистрации входящих и исходящих документов


При этом не имеет значения способ доставки или отправления данного документа: по почте или лично. Существует огромное количество видов входящих и исходящих документов: письма, телеграммы, объяснительные и служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, заявления, справки и др. Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации). Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем.

Своевременность фиксации Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации. В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции. Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа.
Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа.

Однократность регистрации Входящее или исходящее письмо регистрируется только один раз. Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не должно.

При необходимости учета документа в другом журнале, проставляется тот же порядковый номер, что и в основном журнале регистрации и ставится «дробь 1», например, «№ 352/1». Если документ поступил в организацию разными способами (сначала по факсу или путем скана по e-mail, а затем и в виде оригинала почтовым отправлением), то необходимо исключить дублирование информации.

Уникальность регистрационного номера документа Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним.

Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: если письмо важное, ему присваивается особая отметка, благодаря которой ее сразу может увидеть в журнале не только секретарь, но и руководитель предприятия.

Входящая корреспонденция — регистрация, учет и хранение

Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал. Регистрировать входящие и исходящие письма можно:

  • В обычном, бумажном журнале. Несмотря на то, что этот традиционный способ имеет свои недостатки, в частности, более долгий процесс нахождения информации о том или ином письме, во многих, даже очень крупных компаниях, ему до сих пор доверяют больше. В бумажном виде журнал регистрации корреспонденции представляет собой книгу А4, изготовленную типографским способом, с соответствующими графами. Еще один плюс такого журнала заключается в том, что при отсутствии на месте делопроизводителя, другим сотрудникам будет проще найти сведения о документе, нежели искать эту информацию в чужом компьютере.
  • В электронном журнале в формате doc, docx, xls. Главное преимущество такой формы ведения учета – оперативность поиска нужной информации. Однако сбои в системе могут привести к искажению отдельных данных. Но для распорядительной документации система электронного документооборота является более предпочтительной, так как позволяет отслеживать исполнение резолюции.
  • В специальной электронной системе документооборота. Такой способ ведения учета корреспонденции обеспечивает эффективное управление движением документации, повышает исполнительскую дисциплину, сокращает время процедуры согласования документов и снижает расходы на делопроизводство. В результате вы получаете единую, эффективную базу документарной информации, исключающую возможность дублирования отдельных бумаг, и максимально удобную систему отчетности.

К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты:

  1. Наименование корреспондента (ФИО, название организации);
  2. Исполнитель.
  3. Тема/содержание письма;
  4. Вид документа;
  5. Регистрационный номер;
  6. Дата поступления/отправки документа;

Допускается наличие дополнительных граф, например:

  1. В дело

Исходящая корреспонденция: журналы регистрации, учета, образцы, правила заполнения

Если таковых нет, то сами методички и брошюры должны иметь печать предприятия-отправителя и подписи ответственных лиц.

Как правило, в данном случае речь идет о поставщиках, реализаторах и клиентах. Отправляемая им корреспонденция – это заказы, уведомления о получении товара, претензии, рекламные проспекты, сообщения об изменении каких-либо условий договора или контракта, деловые предложения.Следует заметить, что рекламные материалы, прайс-листы, поздравления, приглашения, например, на презентацию регистрировать не нужно.

Такой вид исходящей корреспонденции имеет место на предприятиях, где существует 2 и более отдела, цеха, подразделения. В таких случаях руководящее звено издает приказы, постановления, руководства, инструкции и подобные документы, которые рассылаются по отделам и цехам.

Тогда для руководителей и администрации такая корреспонденция будет исходящей, а для цеха или отдела – входящей. Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету. Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции.

Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки.

Они могли иметь произвольный вид. Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот. Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать.

Кроме того, их требовалось пронумеровать. На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен.

Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица. Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц.

Исправления не допускались.Сейчас прошивание журнала нитками сохраняется при регистрации особо важных документов, имеющих финансовую или юридическую ценность.Страницы в журнале нумеруются на большинстве предприятий.Когда заполняется последняя строка журнала, проставляется дата его окончания.

Хранится он от 3 до 5 лет. Это зависит от в нем регистрируемой.

Журнал регистрации входящей и исходящей документации: правила заполнения

Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала здесь.

В журнале регистрации входящих и исходящих документов должны быть следующие разделы:

  • Порядковый номер входящего или исходящего документа;
  • Направленность документа (судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т.д.);
  • Ответственный исполнитель документа;
  • От кого получен документ или кому отправлен;
  • Примечание.
  1. Графа «Ответственный сотрудник за ведение журнала» тоже должна быть заполнена соответствующим образом.
  2. Страницы в журнале необходимо пронумеровать.
  3. Также здесь указывается дата начала записей, и оставляется графа для даты окончания журнала. Ее заполняют обычно 31 декабря текущего года, чтобы с начала года начать новый журнал, или фактической датой окончания журнала, если предприятие закрыло свою деятельность.
  4. Для начала нужно заполнить титульный лист журнала.

    Если на вашем предприятии ведется отдельный учет входящих и исходящих документов, то на журнале обязательно нужно указать направленность учета.

    Например, журнал учета входящих документов или журнал учета исходящих документов.

  5. После того как будет подписан документ руководителем или другим ответственным сотрудником, его можно регистрировать в журнале.

В случае, когда это входящие письма или документы, то при их регистрации в журнале должна быть поставлена отметка на документе о его принятии.

В этом случае следует указать регистрационный порядковый номер документа идентичный указанному в журнале.

Внутренние документы журнал регистрации в электронном виде, их ведение и оформление описаны в данном видео: Все мы люди и можем ошибаться.

И неважно каким способом вы заполняете документы: вручную или при помощи компьютера.

Даже самый опытный секретарь или делопроизводитель имеет право на ошибку.

Поэтому, если вы обнаружили ошибку в записях сначала разберитесь как правильно ее исправить.

  1. Например, если оказалось, что допущен пропуск порядкового

Как следует вести журнал регистрации исходящей корреспонденции?

Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.

Для входящей и исходящей документации ведутся два журнала, и регистрируются такие документы по отдельности. Следует сказать, что на крупных предприятиях и в учреждениях (где существует специальный отдел по делопроизводству и велик объем исходящей документации) распространена практика использования СЭД — системы электронного документооборота. При всех плюсах такой системы ее недостатками являются:

  1. Возможность несанкционированного доступа и взлома системы.
  2. Высокая стоимость программы, особенно для небольшой компании.

Однако, в ряде случаев разработчиками предоставляются в бесплатное пользование демо-версии СЭД, дающие возможность решить, стоит ли переходить на данный вариант документооборота.

Если объем исходящей корреспонденции не слишком велик, целесообразней вести регистрацию в традиционном виде (в книге).

Регистрируют документы, которые подлежат передаче (пересылке) другим лицам и организациям.Такой учет позволяет:

  1. Упорядочить переписку.
  2. Следить за способами отправки корреспонденции.
  3. Контролировать исполнение документов ответственными работниками.
  4. Обеспечить сохранность документов.

Внутренние бумаги, такие как приказы по личному составу, производственная документация, служебные записки и др., учитываются отдельно. После окончания журнала его хранят в течение 5 лет.Порядок данной процедуры в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации.

Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности, а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции (утверждается как приложение к инструкции регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным приказом)

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения.

Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту.

Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации.

Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности.

Порядок и правила регистрации входящих документов в делопроизводстве — образец журнала учета

Но экземпляры, имеющие пометки о срочности, регистрируются незамедлительно. Вид учета должен устанавливаться локальными нормативами организации. Например, на одних предприятиях достаточно вести карточки, на других – каждому документу присваивается уникальная учетная запись в системе электронного документооборота.

В большинстве случаев используются журналы учета на бумажных носителях. Для каждой категории документов необходимо создавать отдельный журнал: для входящих, исходящих, протоколов, договоров, распоряжений, служебных записок, приказов, докладных, обращений граждан и прочего.

При этом все сведения должны отражаться максимально подробно, чтобы облегчить последующие этапы делопроизводства. Журнал может быть типовым (изготовленным на заказ по форме, утвержденной правилами организации) или обычной тетрадью.

В любом случае он состоит из двух частей: титульного листа и основной части, представленной в виде таблицы.
На титульном листе указывается:

  1. ФИО и должности сотрудников, ответственных за ведение.
  2. название самого журнала;
  3. наименование организации с указанием юридически-правового статуса и кодов деятельности;

Остальные листы представляют собой таблицы с 10 столбцами, каждая графа которого должна быть заполнена. Назначение колонок таблицы:

  1. краткое содержание;
  2. наименование документа;
  3. дата регистрации;
  4. графа для дополнительных сведений.
  5. номер дела и другие отметки;
  6. кому передали входящий документ;
  7. дата передачи;
  8. порядковый номер пункта;
  9. адресант (от кого поступил);
  10. подпись (с расшифровкой) лица, получившего документ;

Цель ведения журнала – не только регистрация, но и дальнейшая работа: например, реакция на письма (подготовка запросов, составление ответных писем), выдача справок по входящей документации.

Номера страниц проставляются вручную. Предпочтительные цвета чернил для заполнения: синие, темно-голубые, фиолетовые и черные.

После

Как оформить журнал регистрации исходящих документов — образец для скачивания

Он должен фиксировать всю необходимую информацию об исходящем документе.

Минимальный «набор» реквизитов отражен в Инструкции Минтруда №16, которая уже была упомянута выше. Стандартный журнал состоит из двух частей:

  • Титульного листа – на нем отображаются наименования организации (полное и сокращенное), ее организационно-правовой статус, коды деятельности, название самой формы («Журнал»), ФИО и должности сотрудников, ответственных за ведение.
  • Основная часть – представлена в виде таблицы, состоящей из колонок (распишем их ниже).

Заполняется журнал от руки черными, синими, темно-голубыми или фиолетовым чернилами.

Номера страниц тоже проставляются вручную.

Колонки таблицы имеют такие названия:

  1. наименование документа;
  2. отметка о направлении документа в дело;
  3. исполнитель;
  4. порядковый номер пункта;
  5. адресант;
  6. краткое содержание;
  7. кем подписан документ;
  8. сведения об отправке документа.
  9. дата регистрации;

Когда журнал закончится, его нужно заверить (руководитель предприятия должен поставить личную подпись и печать), сшить с заверительным листком и направить в архив на хранение в течение 5 лет.

Журнал может пригодиться во время различных расследований, судебных разбирательств, инспекций и экспертиз (государственных и общественных). . . Вся документация, создаваемая на предприятии, а затем направляемая в другие организации, должна проходить регистрацию по ГОСТ Р 7.0.8-2013 и Приказу Минтруда от 04.02.2002 №16.
. . Вся документация, создаваемая на предприятии, а затем направляемая в другие организации, должна проходить регистрацию по ГОСТ Р 7.0.8-2013 и Приказу Минтруда от 04.02.2002 №16. Осуществлять регистрацию могут секретари, работники канцелярии, кадровой службы и другие делопроизводители.

Чаще всего сведения заносят в бумажный журнал регистрации, состоящий из титульного листа и табличной (основной) части. После окончания журнал заверяется, подшивается и направляется в архив на 5 лет.

Оформить журнал входящей корреспонденции

Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают.

Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица.

Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны: Дата документа.

Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки.

Датой считается день подписания.

Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.

Адресат. Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка.

На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой. Кем подписана исходящая бумага.

Отметка о направлении копии исходящего письма в дело. Сведения об отправке документа.

Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости.

Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации.

Как вести журнал входящей и исходящей документации

А иногда на других должностных лиц, назначенных распоряжением директора (например, на кадровика или бухгалтера). Норм об обязательном ведении этих книг в трудовом законодательстве нет.

Как гласит ч. 1 , работодатели принимают локальные нормативные акты в пределах своей компетенции.

То есть самостоятельно решают, насколько необходим для них процесс учета деловой переписки.

В п. 5.18

«Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»

предусмотрена регистрация всех важных поступающих в организацию бумаг.

На практике это обязательный атрибут системы делопроизводства любой компании. Строгий учет бумаг позволит избежать многих проблем в дальнейшем.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, . Используйте эти инструкции бесплатно. Форму книги каждая организация выбирает произвольно.

Руководство самостоятельно решает, как заполняется журнал входящей документации, четкой структуры закон не устанавливает. Но обычно в большинстве компаний его ведут в традиционных общих тетрадях или в специальных альбомах формата А4. Он составлен в виде таблицы со специальными графами, все страницы одинакового формата.

На титульном листе предусмотрена форма, в которую вписывают следующие данные:

  1. период заполнения;
  2. информация о должностных лицах, отвечающих за ведение книги;
  3. название организации;
  4. другие реквизиты.

Листы следует пронумеровать и прошить. На последней странице обозначают общее количество страниц. Затем директор компании визирует книгу, поставив подпись и печать.

Заполняют обычно шариковой ручкой с синими, фиолетовыми или черными чернилами. Бумажный вариант журнала применяют в большинстве компаний, поскольку он удобен и надежен для хранения.

В любой момент руководитель вправе добавить в него нужные графы, поменять структуру ведения и др.

А любой сотрудник, перелистав книгу, легко найдет акт или распоряжение (если делопроизводитель, например, отсутствует). Единственный недостаток — невозможность организовать быстрый поиск по заданным параметрам, как в электронном формате.

Исходящая корреспонденция: журналы регистрации, учета, образцы, правила заполнения

Кроме того, инструкции и учебные материалы могут иметь вид брошюр и методичек, но к ним должны прилагаться указания на стандартных бланках или сопроводительные письма с печатями и подписями.

Если таковых нет, то сами методички и брошюры должны иметь печать предприятия-отправителя и подписи ответственных лиц.Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету.

Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции.

Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки. Они могли иметь произвольный вид.

Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот.

Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать.

Кроме того, их требовалось пронумеровать. На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен.

Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица. Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц. Исправления не допускались.Сейчас прошивание журнала нитками сохраняется при регистрации особо важных документов, имеющих финансовую или юридическую ценность.Страницы в журнале нумеруются на большинстве предприятий.Когда заполняется последняя строка журнала, проставляется дата его окончания.

Хранится он от 3 до 5 лет. Это зависит от вида корреспонденции, в нем регистрируемой. Особо важными считаются судебные постановления, финансовые счета, долгосрочные договора и тому подобное. Утилизировать журнал можно только в том случае, если каждый из записанных в нем документов утратил свою юридическую силу.Форму книги каждая организация выбирает произвольно.

Руководство самостоятельно решает, как заполняется журнал входящей документации, четкой структуры закон не устанавливает.

Но обычно в большинстве компаний его ведут в традиционных общих тетрадях или в специальных альбомах формата А4. Он составлен в виде таблицы со специальными графами, все страницы одинакового формата.

Журналы регистрации

При этом следует пользоваться образцом.

Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна.

Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы. Как определить, какой документ нуждается в регистрации?

Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.

могут вестись и в бумажной, и в электронной форме.

Большая часть фирм уже использует электронную форму.

Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.

Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников.

К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.

Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

Для обычных книг этот срок составляет 5 лет.

Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет. Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

  1. Microsoft Excel. В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.
  2. Microsoft Access. Программа с расширенным функционалом. Поможет сформировать единую базу данных. Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.
  3. Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel. Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям.

Нужно ли по закону заполнять журнал регистрации входящей корреспонденции — образец оформления

Без такой регистрации работа с входящими бумагами может оказаться проблематичной.

  • Важные и срочные письма при их регистрации в журнале помечаются специальными символами, что позволяет рассматривать их в первую очередь.

    Регистрация позволят расставлять приоритеты.

  • Унифицированный подход к ведению данного журнала позволяет найти в нем нужные сведения любому заинтересованному (уполномоченному) лицу. Это бывает существенно, если временно отсутствует специалист, который отвечает за ведение регистра входящей корреспонденции.
  • Фиксация времени поступления входящих документов позволяет руководству организации подстраховаться на случай предъявления необоснованных претензий.

    Всегда можно подтвердить дату/время поступления письма.

  • Правильная и своевременная регистрация позволяет не загромождать архив предприятия, вовремя избавляясь от лишних бумаг.
  • Журнал регистрационного учета входящей корреспонденции эффективно систематизирует работу с различными бумагами на предприятии.

    Это имеет принципиальное значение для обработки, хранения и дальнейшего использования поступающих документов.